从公安机关采购视角浅谈政府采购领域风险点防控
■ 吴薇
公安机关涉及的集中采购目录以内的或者限额标准以上的货物、工程、服务,都属于政府采购。由于政府采购涉及面广、品目繁多、流程复杂、社会关注度高,采购人在采购环节需要防控的风险点多而杂、小而细,因此,全面加强政府采购风险防控,是公安机关依法开展政府采购活动的前提和基础,且风险防控应当贯穿整个采购环节。
【资料图】
本文以湖北省鹤峰县为例,从公安机关采购视角,围绕政府集中采购目录内的科目及限额、采购流程及时间节点、公安机关特殊性采购项目三方面内容,分析政府采购领域的风险点防控。
政府集中采购目录内科目及限额风险点
开展政府采购活动主要依托于政府采购集中目录,且不同地区根据各县市实际情况制定实施方案。这一环节的风险点主要是科目选择和限额门槛。
——擅自改变应采项目科目。
在鹤峰县政府集中采购实施方案中,集中采购目录主要分为货物类、服务类、工程类3大类,共计38个科目。其中,货物类分为服务器、台式计算机、基础软件等24个科目;服务类分为法律服务、信息技术服务等13个科目;工程类为装修工程1个科目。
根据规定,凡是属于该目录内的采购项目,均需按照相应采购流程进行采购。但在实际操作中,存在为了规避采购程序而擅自改变应采项目科目的情况,将本属于集中采购目录内的项目,改变为目录外的,简化采购流程,逃避监管。更有甚者,与供应商勾连,高价购买低价产品,从中谋取私利,严重浪费国家财政资金,损害集体利益。
笔者认为,采购项目的科目选择,是采购的关键环节,也是采购流程开始的第一步,而做好源头防控十分有必要。基于行政单位及公安机关的结构特点,笔者提出以下建议:
一是采购单位应建立完善的采购审批机制。当一个采购项目开始时,应有以下程序:需求人提出采购申请—分管财务领导审批同意采购—采购人员分类定性确定采购方式—采购主管部门主任同意采购—进入采购环节。采购主管部门对采购人负有监督监管职责,采购人的一切采购行为,均需在采购主管部门认可的情况下进行。
二是单位纪委督察介入进行监督。部分单位存在采购人与采购主管部门主任为同一人的情况,导致监管缺失。将单位纪委督察纳入其中,可以有效发挥监督监管作用,避免出现采购人员独作独为的情况。
三是加强对采购主管部门和单位纪委督察人员的业务培训,使其掌握相关法律法规,熟悉集中采购目录内容,能够分辨采购科目类别,真正做到“应采尽采”,让监管落到实处。
——限额门槛区分不清。
在集采目录内,单项或批量采购达到60万元(含)以上的科目(其中电梯、空调机、法律服务、信息技术服务、车辆维修和保养服务、车辆加油服务、机动车保险服务另有规定),需要作为单独项目委托县交易中心进行采购;限额以下的进入电商平台采购或者按照单位内控制度自行采购。在集采目录外,单项或批量采购达到40万元(含)以上的科目,委托第三方机构进行采购。不同科目采购方式规定不同,具体参考《鹤峰县政府集中采购目录实施方案》(以下简称《实施方案》)。
在集采目录内,“单项或批量”一词多次出现,指某一项科目在一个会计年度内,累计采购的金额达到限额的,或者每一笔采购的金额达到限额的,需按照要求选择相应采购方式进入采购流程。
在实际操作中,部分采购人容易进入误区,错误地认为某一类采购项目,只需要单次采购数额不超过限额,即可不委托交易中心或者第三方代理机构采购,忽略了“批量”一词的含义。例如,有些采购人在年初对本年度的采购项目没有合理规划,不清楚本年内该科目采购了多少金额,以至于超过了限额后,仍然按照内控制度自行采购。
笔者认为,在年初编制本年度单位预算时,采购计划的编制当属重中之重。做好年初的采购计划编制,是防范超过采购限额违规采购的有效举措。
在编制采购计划时,需对单位在本会计年度内可能涉及的采购项目进行计划编制。要做到全面、完整、合情合理,充分结合本单位实际,参考上一年度采购情况,编制本年度采购计划,做到“应编尽编”。开展采购活动应以采购计划为依据。对于年初未纳入采购计划的项目,在采购活动开展前,需进行采购计划追加。若年初制定计划时,该项目即超过了限额,则从第一笔采购开始,均需严格按照超过限额后的采购方式进行。
采购流程及时间节点上存在的风险点
完成一笔集采目录内的采购,涉及湖北政府采购网、地方政府采购信息统计系统、鹤峰县政府采购监管平台、湖北省鹤峰县电商采购平台,达到限额以上的还需使用恩施州公共资源交易平台,流程繁多且连贯,可谓一环套一环,每一步都必须按照相关要求进行,不可省略,否则会导致交易闭环无法完成。
——采购流程缺失。
对于集采目录内的项目,大多与单位日常工作联系十分紧密。大到工程建设,小到复印纸,每一个采购项目都需按照政府采购法、《实施方案》等相关规定进行采购。由于涉及多个系统、平台,手续繁多,流程复杂,很多刚接触政府集中采购的采购人员,容易出现思路不清、条理不明的情况。在实际采购中,缺了这一步,忘了那一步,导致采购效率低下,致使采购目标无法完成,最终影响整个采购活动的开展。
笔者认为,采购人员应认真研究相关采购政策,理清思路,熟悉各个采购环节,区分不同科目的不同采购程序,形成完整的交易闭环。
以采购一台碎纸机为例,大致需要完成以下步骤:第一步,在监管平台上进行全年配置申请;第二步,采购申请,完成采购计划备案;第三步,在电商平台发布采购需求,选取供应商竞标,成交后督促供应商签合同、送货、验收、开具发票、报账;第四步,扫描合同、验收单、发票上传监管平台系统,进行合同备案,资产备案;第五步,两个工作日内在湖北省政府采购网上进行项目协议定点公告;第六步,进入地方政府采购网,录入该笔采购信息,上报至省级部门;第七步,当一个季度结束后,在地方政府采购网上上报采购季报。如果金额超过了限额,需要交易中心或者第三方机构介入的,还需提前一个月在湖北省政府采购网进行意向公开。与中标人签订合同后,两个工作日内在湖北省政府采购网上进行合同公示。
总之,采购人需要在一次次的采购活动中熟悉采购流程,理清采购思路,不断钻研,调整细节,对整个采购活动的开展有一个完整全面的认知。
——时间节点风险。
在采购流程中,有三个需要特别注意的时间节点,稍不留神,就会错过期限。一是采购项目意向公开时间,原则上意向公开时间不得少于三十日;二是协议定点公告时间,电商平台成交后两个工作日内,需在湖北省政府采购网上进行公告管理;三是限额以上的项目,在合同签订后两个工作日内,需在湖北省政府采购网上进行合同公示。
根据政府采购法实施条例第五十条、第六十七条规定,采购人应当自政府采购合同签订之日起两个工作日内,将政府采购合同在湖北省政府采购网上公告,但政府采购合同中涉及国家秘密、商业秘密的内容除外。未按照规定公告政府采购合同的,由财政部门责令限期改正,给予警告,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分,并予以通报。
笔者认为,可以从以下两方面进行风险点防范:一是成立督察小组。在一个采购项目开始后,督察小组及时介入并进行督导检查,督促采购人员按时、按步骤开展采购活动。在采购活动结束后,及时“回头看”,一旦发现问题,要求迅速整改。二是形成连贯性思维。在采购过程中,应不断梳理项目流程,在回头检查的同时,要为下一步采购工作的顺利进行做好准备,养成连贯性思维。
公安机关特殊性采购项目风险点
由于公安机关的特殊性,存在一些特殊性质的采购项目,例如公安专用的设施设备、警用器械,以及涉密性质的采购项目。对于涉密采购项目,应按照《涉密政府采购管理暂行办法》(以下简称《暂行办法》)开展采购。
——涉密项目应采未采。
属于《暂行办法》规定的项目,需按照相关程序进行涉密采购。在实际操作中,由于部分采购人不熟悉该办法,导致一些项目应按照涉密项目进行采购的而未执行相关程序,造成采购项目泄密,影响国家安全。
对此,笔者认为,采购人要及时学习新的政府采购政策,丰富知识储备,熟悉相关操作流程,不仅能判断项目是否属于涉密采购项目,还能应对采购活动中可能面临的各种问题和风险,对其进行预判、合理规避,保证采购活动顺利实施。此外,还要加强与上级单位及业务部门的联系。项目涉及定密等程序时,需要有相关资质的单位确定密级,还要及时报备相关资料,避免出现“应采未采”的情况。
——紧急采购风险点多。
紧急采购是指,单位因突发事件,在时间紧急、情况特殊的前提下,组织开展的采购活动。公安机关由于紧急救援、防爆突击等工作较多,时常遇到需要进行紧急采购的情况。
而在开展紧急采购活动中,容易出现恶意排除竞争、“高价差货”等情况,也存在为了规避采购程序,将不属于紧急采购范畴内的项目作为紧急采购项目开展。
对此,笔者认为,一是建立健全紧急采购内控机制。根据公安工作的特点,年初开展紧急物资储备需求研究,合理进行紧急物资储备。二是合理采购。确因突发事件需要进行紧急采购的,要在确保采购时效的同时,节约财政资金,提高采购资金的使用效益,不可恶意规避市场竞争。
综上所述,采购单位及采购人要强化服务意识,节约财政资金,提高政府采购效率,构建规范透明的采购工作机制。
(作者单位:湖北省鹤峰县公安局)
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